도레도레 "발주부터 정산까지, 30개 매장 관리가 쉬워졌어요"

도레도레는 ' 무지개 케이크' 로 유명한 브랜드 'DORE DORE'를 시작으로, 마호가니, 디쉬룸, 고마워케이크, 셀 로스터스, 아모르나폴리 등 6개의 F&B 브랜드를 브랜딩하여 2006년부터 현재까지 60여개의 온 / 오프라인 매장을 런칭한 종합 F&B 기업입니다.

도레도레 경영지원팀은 여러 매장을 관리하며 인력과 재고 관리 등 운영의 어려움을 겪었지만, 에어서플라이 도입으로 이를 해결했다고 하는데요. 도레도레의 채규원 팀장님께 빠르게 변화하는 현장과 잦은 인력 교체 속에서도 안정적인 시스템을 구축한 비법을 여쭤보았습니다.

Q. 어떤 업무를 맡고 계시는지 소개 부탁드려요.

안녕하세요. 저는 도레도레에서 총무, 구매, 인사, 법무, 계약 등 경영지원 업무를 담당하고 있습니다. 30개 지점에서 필요한 원재료와 소모품을 구매하고, 매장 운영이 잘 이뤄지도록 시스템을 도입하고 개선하는 역할도 맡고 있어요. 특별히 직원들이 편하게 일할 수 있도록 지원하는 것을 중요하게 생각하고 있습니다.

Q. 업무 중 어떤 어려움이 있으셨나요?

저희는 매장이 많다 보니 한 명이 처리해야 할 업무량이 정말 많았어요. 특히 어려웠던 건 이런 부분이었어요.

𝟭. 점장이 개인 비용을 부담해야 했어요
예전엔 점장님들이 필요한 물품을 먼저 개인 자금으로 결제한 뒤 익월에 환급받는 방식이었어요. 그러다보니 부담이 될 수밖에 없었죠. 또, 영수증 처리를 위한 결재 문서 작성 업무에도 많은 시간이 소요되었어요.

𝟮. 예산 관리와 발주 조율이 어려웠어요
실시간으로 예산을 확인하기가 어려워 과발주와 오발주 문제가 자주 발생했어요. 본사에서도 예산초과를 사전에 막기가 쉽지 않았습니다.

𝟯. 행정절차가 복잡하고 비효율적이었어요
구매 데이터를 일일이 엑셀에 입력하고, 항목별로 분류해야 했어요. 이에 따라 업무 효율이 낮았죠. 그뿐만 아니라 지점과 본사 간 발주 관련 커뮤니케이션도 번거로웠어요. 법인카드 사용이 제한되고 거래처가 여러 곳이어서, 회계팀에서도 정산이 복잡하고 시간이 오래 걸렸어요.

𝟰. 잦은 인원 교체에 대응하기 어려웠어요
F&B 특성상 직원 교체가 잦아요. 초보자나 나이 드신 분도 쉽게 사용할 수 있을 만큼 직관적이고 안정적인 시스템이 필요했어요.

이렇게 다양한 어려움을 해결할 방법을 찾다가 커뮤니티를 통해 에어서플라이를 알게 되었고, 설명을 들어보니 괜찮은 서비스인 것 같아서 도입을 해보기로 했습니다.

Q. 문제가 해결되셨나요?

에어서플라이 도입 후 정말 많은 변화가 있었어요.

𝟭. 데이터 관리가 훨씬 간편해졌어요
이전에는 주방 기물이나 과일 같은 물품을 여러 거래처에서 각각 주문해야 해서 ERP에 데이터를 하나씩 입력하고 원가율을 계산하는 일이 정말 번거로웠어요. 그런데 거래처를 하나로 통합하면서 데이터 입력과 원가율 계산이 훨씬 쉬워졌고, 예산 초과를 방지하면서도 효율적으로 관리할 수 있게 됐습니다.

𝟮. 자동 분류 덕분에 효율성이 높아졌어요
저희는 품목명으로 폴더를 구분해서 상품을 등록하도록 했어요. 이렇게 하니 구매한 상품들이 자동으로 분류돼요. 이 덕분에 회계팀의 작업 시간이 줄고 데이터 오류도 확실히 감소했습니다.

𝟯. 점장들의 비용 부담이 사라졌어요
가장 좋았던 건 후불결제 기능을 쓰게 되면서 점장들이 개인 자금을 사용할 필요가 없어졌다는 거예요. 구매 요청이 승인되면 물건을 받고, 구매한 비용은 회사에서 에어서플라이에 한 번에 정산하면 되니 편리합니다.

Q. 어떻게 활용하고 계신가요?

에어서플라이는 현재 본사와 지점 모두에서 적극적으로 활용하고 있어요. 프로패셔널 플랜의 기능까지 함께 사용하면서 업무가 정말 많이 편해졌습니다.

📍 매장과 본사의 구매 프로세스를 일원화해요
현재 저희는 각 매장에서 필요한 물품을 직접 발주하고, 본사에서는 이를 실시간으로 승인하거나 반려하는 방식으로 서비스를 이용하고 있어요. 이전에는 직접 사입을 해서 각 지점에 물건을 배송해 주기도 하고 품목별로 다른 업체와 물류시스템을 이용했는데, 지금은 에어서플라이 구매가 하나로 통합되어 관리가 훨씬 편리해졌어요.

📍 불필요한 소통은 줄여요
또한, 시스템 내에서 구매 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있어 편리해요. 본사와 지점 간 모든 소통이 시스템 안에서 이루어지기 때문에, 개별적으로 연락할 필요 없이 간단하게 소통할 수 있게 됐습니다.

📍 계산서 발행과 정산이 쉬워요
BNPL(후불결제) 기능을 활용하면 법인카드 없이도 매장에서 필요한 물품을 바로 구매할 수 있는 점이 정말 유용해요. 점장들이 개인 자금을 쓰지 않고 바로 본사 지원을 받을 수 있어서 업무가 매끄러워졌어요. 또한, 정산할 때 지점별로 세금계산서를 나누어 발행할 수 있어 편리합니다.

📍 예산과 지출을 체계적으로 관리해요
항목별로 지출을 자동으로 분류해 주니까 예산을 관리하기가 훨씬 수월해졌어요. 발주 데이터를 실시간으로 확인하면서 불필요한 발주를 줄이고, 예산을 체계적으로 관리할 수 있게 됐어요.

📍 처음 쓰는 사람도 쉽게 적응해요
에어서플라이는 인터페이스가 온라인몰처럼 직관적이라 신규 직원들도 별다른 교육 없이 바로 사용할 수 있어요. 초보자나 나이 드신 직원들도 어려움 없이 활용하고 있습니다.

Q. 도입 후 내부 반응이 궁금해요

실무를 하는 직원들은 매우 긍정적인 반응이에요. 매뉴얼만 보면 하루 안에 사용법을 익힐 수 있고, 개인 비용 부담도 없으니까요. 매장 관리자와 본사 인원까지 포함하면 40명 정도의 직원들이 에어서플라이를 사용하고 있는데, 다들 굉장히 만족하고 있어요.

임원진들도 초반엔 걱정하셨지만, 예산 초과나 과발주를 방지할 수 있다는 점을 확인하고는 긍정적으로 평가해 주셨습니다. 저 역시 업무가 줄어들어 큰 만족감을 느끼고 있습니다.

Q. 어떤 기업에게 추천하고 싶으신가요?

F&B 업계처럼 지점이 많고, 효율적인 구매와 재고 관리가 중요한 회사라면 꼭 추천해 드리고 싶어요. 구매와 재고관리를 효율적으로 하는 게 중요하고, 팀 규모 대비 업무량이 많아 고민인 기업이라면 에어서플라이를 통해 정말 큰 도움을 받으실 수 있을 거예요.

저희도 같은 고민을 했기에, 비슷한 상황에 계신 분들께 꼭 한번 써보시라고 말씀드리고 싶습니다.

에어서플라이는?

에어서플라이는 다양한 구매처를 한곳에 모아 구매과정과 지출 증빙 업무를 간편하게 바꿔주는 구매관리솔루션(MRO)입니다.

구매 업무 중 어려움을 겪고 계시다면 에어어서플라이를 통해 구매 문제를 해결해보세요! 전문가가 조직상황에 따른 맞춤형 구매 프로세스 개선 방법을 친절하게 상담해드립니다.